Apa itu ERP online? Pelajari pengertian, manfaat, cara kerja, hingga studi kasus implementasi ERP online untuk bisnis Anda. Solusi efisien dari BMS Services.
ERP online adalah sistem Enterprise Resource Planning berbasis cloud yang membantu perusahaan mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform. Dengan sistem yang terhubung, perusahaan dapat mengelola keuangan, inventory, purchasing, sales, human resources, produksi, dan operasional secara lebih terstruktur.
Berbeda dengan ERP konvensional yang bergantung pada server lokal, ERP online dapat diakses melalui internet sehingga data dan proses bisnis dapat dipantau dari berbagai lokasi sesuai dengan hak akses pengguna.
Bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan mengurangi sistem yang terpisah-pisah, ERP online dapat menjadi bagian penting dari strategi digitalisasi bisnis.
BMS Services membantu perusahaan menganalisis kebutuhan sistem dan mengembangkan solusi software yang disesuaikan dengan workflow bisnis. Pendekatan tersebut dapat mencakup pengembangan, integrasi, dan penyesuaian sistem berdasarkan kebutuhan operasional perusahaan.
Untuk kebutuhan pengembangan sistem yang lebih spesifik, Anda juga dapat melihat layanan software ERP online dan Custom Software dari BMS Services.
Konsultasikan Kebutuhan ERP Anda
ERP online adalah sistem Enterprise Resource Planning berbasis cloud yang digunakan untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform.
Dengan ERP online, berbagai departemen dapat menggunakan data yang saling terhubung tanpa harus mengandalkan banyak spreadsheet atau aplikasi yang berdiri sendiri.
ERP online dapat membantu perusahaan mengelola:
Finance dan accounting
Inventory
Purchasing
Sales
Customer relationship management
Human resources
Production
Warehouse
Procurement
Reporting dan dashboard
Karena data berada dalam satu sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat mengurangi duplikasi input dan meningkatkan visibilitas terhadap aktivitas operasional.
Semakin besar sebuah perusahaan, semakin banyak data dan proses yang harus dikelola.
Jika setiap departemen menggunakan sistem yang berbeda tanpa integrasi, beberapa masalah dapat muncul, seperti:
Data tersebar di berbagai aplikasi
Input data dilakukan berulang kali
Informasi antar departemen tidak sinkron
Reporting membutuhkan waktu lama
Approval masih dilakukan secara manual
Manajemen sulit mendapatkan data real-time
Human error lebih sulit dikontrol
Proses bisnis menjadi lebih lambat
ERP online membantu menghubungkan berbagai proses tersebut dalam satu sistem.
Sebagai contoh, ketika terjadi transaksi penjualan, data dapat digunakan oleh inventory untuk memperbarui stok dan oleh finance untuk mencatat transaksi. Dengan integrasi seperti ini, setiap departemen dapat bekerja menggunakan data yang lebih konsisten.
ERP online menghubungkan data dari berbagai departemen dalam satu sistem.
Hal ini membantu mengurangi penggunaan file dan aplikasi terpisah serta memudahkan perusahaan mendapatkan informasi yang lebih konsisten.
Karena sistem berbasis cloud, pengguna yang memiliki akses dapat mengakses data dari lokasi yang berbeda selama memiliki koneksi internet.
Hal ini sangat berguna bagi perusahaan dengan beberapa cabang, warehouse, atau tim yang bekerja dari lokasi berbeda.
ERP online dapat membantu mengotomatisasi berbagai proses seperti approval, reporting, inventory update, purchase order, dan pencatatan transaksi.
Otomatisasi tersebut dapat mengurangi pekerjaan administratif dan membantu tim fokus pada aktivitas yang lebih strategis.
Ketika data harus dipindahkan secara manual antar spreadsheet dan aplikasi, risiko kesalahan akan semakin besar.
Sistem terintegrasi dapat membantu mengurangi input data berulang dan menyediakan validasi sesuai dengan workflow perusahaan.
Manajemen dapat melihat data operasional melalui dashboard dan laporan sehingga keputusan dapat dibuat berdasarkan informasi yang lebih aktual.
ERP online yang scalable memungkinkan perusahaan menambahkan modul atau integrasi baru seiring dengan perkembangan bisnis.
ERP online mengintegrasikan berbagai modul dalam satu platform sehingga data dapat digunakan oleh beberapa departemen.
Secara umum, prosesnya dapat berjalan seperti berikut:
Setiap departemen memasukkan data sesuai dengan aktivitasnya.
Contohnya:
Sales memasukkan transaksi penjualan.
Warehouse mencatat stok.
Purchasing membuat purchase order.
Finance mencatat transaksi keuangan.
Data dari berbagai modul terhubung dalam satu sistem.
Sebagai contoh, ketika terjadi penjualan, sistem dapat memperbarui data inventory dan mencatat informasi yang diperlukan untuk proses finance.
ERP dapat menjalankan workflow berdasarkan aturan yang telah ditentukan.
Misalnya:
Purchase Request → Approval → Purchase Order → Goods Receipt → Invoice
Workflow tersebut dapat disesuaikan dengan struktur dan kebijakan perusahaan.
Informasi dari berbagai modul dapat digunakan untuk menghasilkan dashboard dan laporan.
Manajemen dapat melihat kondisi bisnis tanpa harus meminta laporan manual dari setiap departemen.
ERP online dapat terdiri dari berbagai modul tergantung kebutuhan perusahaan.
Modul finance membantu perusahaan mengelola transaksi keuangan, accounting, cash flow, dan laporan keuangan.
Inventory management membantu perusahaan memantau stok, pergerakan barang, warehouse, dan kebutuhan replenishment.
Modul sales dapat digunakan untuk mengelola transaksi penjualan, pelanggan, order, dan aktivitas sales.
CRM membantu perusahaan mengelola customer data, leads, sales pipeline, komunikasi, dan follow-up.
Modul HR dapat digunakan untuk mengelola data karyawan, absensi, payroll, dan proses HR lainnya.
Modul purchasing membantu mengelola proses pembelian, vendor, purchase request, purchase order, dan penerimaan barang.
Untuk kebutuhan procurement yang lebih spesifik, perusahaan juga dapat menggunakan Procurement Management System yang terintegrasi dengan sistem bisnis lainnya.
Perusahaan manufaktur dapat menggunakan modul ERP untuk mengelola production planning, bahan baku, proses produksi, dan inventory.
Warehouse management membantu perusahaan memantau penerimaan, penyimpanan, perpindahan, dan pengeluaran barang.
Salah satu alasan perusahaan menggunakan ERP online adalah kebutuhan untuk menghubungkan banyak departemen.
Tanpa sistem terintegrasi, setiap departemen mungkin memiliki data sendiri.
Dengan ERP:
Sales → Inventory → Purchasing → Finance → Management
dapat bekerja berdasarkan data yang saling terhubung.
Contohnya, ketika sales membuat order:
Sales mencatat order.
Inventory memeriksa ketersediaan stok.
Jika stok tidak mencukupi, purchasing dapat membuat kebutuhan pembelian.
Purchase order diproses melalui workflow approval.
Finance mendapatkan informasi transaksi.
Management dapat melihat status melalui dashboard.
Workflow seperti ini dapat membantu perusahaan mengurangi proses manual dan meningkatkan visibilitas operasional.
ERP online tidak selalu harus menggantikan seluruh software yang sudah digunakan perusahaan.
Dalam banyak kasus, ERP dapat diintegrasikan dengan sistem existing.
ERP dapat terhubung dengan:
CRM
Marketplace
Payment gateway
Accounting software
POS
HR system
Warehouse system
Dashboard analytics
Mobile applications
Sistem internal perusahaan
Integrasi membantu mengurangi input data berulang dan memungkinkan informasi berpindah antar sistem secara otomatis.
BMS Services juga menyediakan Software Development untuk kebutuhan pengembangan sistem dan integrasi yang lebih spesifik.
Untuk perusahaan yang memiliki banyak sistem dan membutuhkan strategi integrasi, layanan IT Consulting & Strategy dapat membantu menentukan pendekatan teknologi yang sesuai.
Aspek | ERP Online | ERP Offline |
Akses | Melalui internet | Server/lokasi lokal |
Infrastruktur | Cloud | Infrastruktur perusahaan |
Akses multi-lokasi | Lebih fleksibel | Bergantung konfigurasi |
Update | Dapat dilakukan secara terpusat | Membutuhkan proses update |
Skalabilitas | Dapat disesuaikan | Bergantung infrastruktur |
Maintenance | Dapat didukung provider | Lebih banyak bergantung pada internal IT |
Pilihan antara ERP online dan offline harus disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, infrastruktur, keamanan, regulasi, dan workflow perusahaan.
Meskipun memiliki banyak manfaat, implementasi ERP online tetap membutuhkan perencanaan.
Beberapa tantangan yang umum terjadi antara lain:
Data dari sistem lama mungkin perlu dibersihkan dan disesuaikan sebelum dimigrasikan ke sistem baru.
Perusahaan perlu memahami dan menyederhanakan proses bisnis sebelum mengubahnya menjadi workflow digital.
Karyawan membutuhkan training agar dapat menggunakan sistem baru dengan benar.
ERP mungkin perlu diintegrasikan dengan software yang masih digunakan perusahaan.
Implementasi ERP bukan hanya proyek teknologi. Perusahaan juga perlu menyesuaikan proses kerja dan memastikan setiap departemen memahami perubahan tersebut.
Karena itu, implementasi ERP sebaiknya dimulai dengan analisis kebutuhan dan proses bisnis.
ERP sebaiknya tidak hanya memenuhi kebutuhan perusahaan saat ini, tetapi juga dapat mengikuti perkembangan bisnis.
Seiring pertumbuhan perusahaan, kebutuhan dapat berkembang dari:
Inventory management
Finance
Accounting
Purchasing
Procurement
CRM
Human resources
Manufacturing
Warehouse
Business intelligence
Automation
ERP yang scalable memungkinkan perusahaan menambahkan modul, pengguna, cabang, dan integrasi sesuai dengan kebutuhan tanpa harus mengganti seluruh sistem dari awal.
Keamanan merupakan salah satu faktor penting ketika perusahaan memilih ERP berbasis cloud.
Beberapa fitur keamanan yang umum digunakan dalam sistem ERP meliputi:
Role-based access control
User permission
Backup data
Data encryption
Multi-factor authentication
Audit log
Monitoring akses
Perusahaan tetap perlu mengevaluasi bagaimana provider mengelola keamanan, backup, akses pengguna, dan data perusahaan sebelum memilih solusi ERP.
Memilih ERP online sebaiknya tidak hanya berdasarkan jumlah fitur.
Perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa hal berikut:
Sistem harus mampu mendukung proses bisnis perusahaan.
Pastikan ERP dapat terhubung dengan software dan sistem lain yang digunakan perusahaan.
ERP harus dapat mengikuti pertumbuhan jumlah pengguna, transaksi, cabang, dan kebutuhan bisnis.
Sistem yang terlalu kompleks dapat memperlambat adopsi pengguna.
Dukungan setelah implementasi penting untuk menangani masalah teknis dan kebutuhan pengembangan berikutnya.
Evaluasi access control, backup, encryption, audit log, dan kebijakan keamanan lainnya.
BMS Services membantu perusahaan mengembangkan solusi software yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Pendekatan pengembangan dimulai dengan memahami proses bisnis, kebutuhan pengguna, struktur data, workflow, dan sistem yang sudah digunakan.
Solusi ERP dapat dirancang untuk mendukung kebutuhan seperti:
Finance dan accounting
Inventory
Sales
CRM
Purchasing
Procurement
HR
Warehouse
Manufacturing
Dashboard
Business intelligence
Automation
Integrasi sistem
Dengan pendekatan custom, perusahaan tidak harus mengubah seluruh workflow hanya untuk mengikuti keterbatasan software.
BMS Services juga menyediakan Custom Software untuk perusahaan yang membutuhkan sistem dengan workflow dan fitur yang lebih spesifik.
Jika perusahaan membutuhkan konsultasi sebelum menentukan solusi teknologi, Anda dapat menggunakan layanan IT Consulting & Strategy.
ERP online mulai menjadi semakin relevan ketika perusahaan mengalami beberapa kondisi seperti:
Data tersebar di banyak aplikasi.
Banyak proses masih dilakukan menggunakan spreadsheet.
Reporting membutuhkan waktu lama.
Jumlah transaksi semakin meningkat.
Perusahaan memiliki banyak cabang.
Banyak departemen membutuhkan data yang sama.
Approval masih dilakukan secara manual.
Inventory sulit dipantau.
Purchasing dan finance tidak terintegrasi.
Manajemen membutuhkan dashboard real-time.
Jika beberapa kondisi tersebut terjadi secara bersamaan, perusahaan dapat mulai mengevaluasi kebutuhan ERP online.
ERP online bukan hanya tentang memindahkan proses bisnis ke cloud. Sistem harus mampu mendukung workflow, kebutuhan pengguna, integrasi, keamanan, dan pertumbuhan perusahaan.
BMS Services dapat membantu perusahaan mulai dari memahami kebutuhan bisnis, menganalisis proses yang berjalan, merancang solusi, mengembangkan sistem, hingga melakukan integrasi dengan aplikasi yang sudah digunakan.
Jika Anda sedang mencari ERP online yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, konsultasikan kebutuhan Anda dengan tim BMS Services.